مقایسه OKRs و کارت امتیازی متوازن، کدام یک برای سازمان شما مناسب تر است؟

در دنیای پر رقابت امروز، شرکت ها باید هم بر کارایی و هم بر اثر بخشی تمرکز داشته باشند. برای تحقق این هدف شرکت ها با چالش هایی رو به رو هستند که تا کنون با آن مواجه نشده اند. در چنین شرایطی، روش های مدیریت عملکرد به ویژه در زمان هایی که اطمینان کافی در روش وجود ندارد، نقش مهمی در حفظ مسیر رشد سازمان ایفا می کنند. امروزه ابزار های گوناگونی برای این منظور وجود دارند. ابزار های مدیریتی مختلفی از سطح کلان تا جزئی ترین بخش سازمان وجود دارند که کمک می کنند تلاش های تیم ها همسوسازی شوند. در ادامه این مقاله به بررسی و مقایسه دو مدل پرکاربرد OKRs و کارت امتیازی متوازن (Balanced scorecard) می پردازیم.

کارت امتیازی متوازن چیست؟

کارت امتیازی متوازن (BSC) پروژه ها و فرایند ها را به شکلی به هم پیوند می دهد که عملکرد را می توان از چهار منظر مختلف اندازه گیری کرد. کارت امتیازی متوازن از عناصر استراتژی مثل نقاط عطف و تکمیل پروژه ها را استفاده می کند، در حالی که OKR ها بیشتر روی فعالیت های اجرایی تمرکز دارند. کارت امتیازی متوازن به تیم ها انعطاف و آزادی عمل می دهد و حس مسئولیت پذیری را در میان اعضا تیم تقویت می کند.

با استفاده از BSC مدیران این توانایی ها را دارند:

• مدیران می توانند پروژه ها را با اهداف کلان سازمان هماهنگ کنند.
• مدیران می توانند شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را به صورت کیفی و دقیق بسنجند.
• مدیران می توانند در صورت نیاز، برنامه ها را بازبینی و اصلاح کنند.

سازمان هایی که از BSC بهره می برند، معمولا آن را به خاطر نگاه جامعی که دارد، استفاده می کنند. با این حال، نقطه ضعف اصلی این مدل این است که زمانی موثر خواهد بود که تمام بخش های سازمان در اجرای آن همراه و هماهنگ باشند در غیر این صورت کارایی آن کاهش یافته و به موفقیت در سطح کلان منجر نمی شود.

OKR چیست؟

یک چارچوب مدیریتی است که به سازمان ها کمک می کند، اهداف خود را به صورت اهداف و نتایج قابل اندازه گیری و پیگیری تعیین کنند. در این روش معمولا 3 تا 5 هدف اصلی مشخص می شود و برای هر هدف چند نتیجه کلیدی تعریف می گردد تا میزان موفقیت سنجیده شود. هر هدف باید قابل سنجش و کمی باشد تا تیم ها بتوانند به وضوح پیشرفت خود را ارزیابی کنند. تعیین اولویت در OKR به طور کامل به تصمیم مدیران و تیم ها بستگی دارد.

OKR ها معمولا ساختاری سلسله مراتبی دارند، به این معنا که کارمندان ابتدا اهداف سطح پایین تری را تعیین می کنند و با تحقق آن ها مسیر پیشرفت از پایین به بالا در کل سازمان شکل می گیرد. ایده اصلی این است که وقتی کارکنان به اهداف خود دست می یابند، مدیران نیز به طور طبیعی در مسیر دستیابی به اهداف کلان سازمان قرار می گیرند. OKR ها میزان تحقق اهداف را به صورت درصدی نشان می دهند، به گونه ای که 100 درصد بیانگر دستیابی کامل به هدف است. به طور مثال اگر هدف، ارسال 80 سفارش در یک ماه باشد اما تنها 60 سفارش ارسال شود، نرخ تحقق هدف 75 درصد خواهد بود. به طور کلی در چارچوب OKR، عملکرد مداوم و با کیفیت معمولا با پاداش، افزایش حقوق و مزایا همراه است تا انگیزه کارکنان حفظ شود.

مقایسه OKR  و کارت امتیازی متوازن

هر دو از روش های مهم در مدیریت عملکرد سازمانی هستند و شباهت های زیادی با هم دارند. با این حال تفاوت های زیادی میان آن ها وجود دارد که باعث می شود هر کدام برای نوع خاصی از سازمان کارآمدتر باشند. در ادامه 5 تفاوت اصلی بین OKR  و کارت امتیازی متوازن را توضیح می دهیم.

• شفافیت نتایج:

کارت امتیازی متوازن معمولا در نمایش و تحلیل نتایج کمی عملکرد بهتری دارد. مدیران اغلب احساس می کنند پروژه هایی که با BSC هدایت می شوند، دقت بیشتری دارند. وقتی اهداف به روشنی تعریف می شوند، مدیریت و ارزیابی پروژه ها ساده تر خواهد بود. همچنین BSC به مدیران کمک می کند داده ها و بینش های تحلیلی را به اقدامات واقعی و قابل اجرا تر تبدیل کنند.

• ارزیابی مکرر:

در OKR، ارزیابی اهداف به صورت مکرر و پویا انجام می شود و ارزیابی ها به صورت هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه انجام می شوند. در صورتی BSC ارزیابی سالانه دارد. در دنیای امروز که تغییرات سرعت زیادی دارد OKR ممکن است، منعطف تر باشد و سازمان ها می توانند با این روش مسیر خود را پیش از هر گونه انحراف اصلاح کنند.

• میزان مشارکت در سازمان:

با اجرای OKR اهداف و تاکتیک ها در تمام سطح سازمان به صورت گسترده و هماهنگ اجرا می شوند. OKR به تیم ها آزادی عمل بیشتری می دهند و همین امر مشارکت کارکنان را بالا می برد. در مقابل BSC بیشتر بر مدیریت از بالا به پایین تکیه دارد، رویکردی که ممکن است برای شرکت های نوپا چندان مناسب نباشد.

• ارتباط با پاداش و مزایا:

در سیستم OKR اهداف، مستقیم با حقوق و مزایا در ارتباط نیستند. تمرکز اصلی در این مدل بر عملکرد، پیشرفت و کیفیت نتایج است. البته برخی از شرکت هایی که از OKR استفاده می کنند پاداش هایی برای رسیدن به اهداف خاصی ارائه می دهند که تشویق کننده کارکنان باشد. BSC رویکرد سنتی تری دارد و عملکرد کارکنان را به سیستم پرداخت و پاداش مرتبط می کند.

• سطح تمرکز و بلند پروازی:

OKR سازمان را تشویق می کند تا اهدافی بلند پروازانه و چالش برانگیز داشته باشد، حتی اگر دستیابی کامل به آن ممکن نباشد. در این چارچوب رسیدن به 100 درصد هدف نشانه موفقیت نیست بلکه نشان می دهد که هدف به اندازه کافی چالش برانگیز نبوده است. در مقابل BSC معمولا هدف های واقع گرایانه و قابل دسترسی دارد و برای سازمان های بزرگ مناسب تر است.

اگر به دنبال چارچوبی هستند که همراه با انعطاف پذیری و نوآوری باشد OKR گزینه مناسب برای شما است و اگر به ثبات، کنترل  و استراتژی بلند مدت نیاز دارید کارت امتیازی متوازن برای شما مناسب است.

سه اصل کلیدی برای اجرای موفق سیستم ها

فرقی نمی کند کدام چارچوب را انتخاب می کنید، چند اصل وجود دارد که نقش تعیین کننده ای در موفقیت دارند. اول اینکه رهبران ارشد سازمان باید در سیستم انتخابی مشارکتی فعال و موثر داشته باشند تا سیستم موثر عمل کند. کارکنان از مدیران الگو می گیرند. دوم باید دلیل یا همان چرایی اجرای سیستم مدیریت عملکرد را به صورت شفاف توضیح دهید. وقتی کارکنان چارچوب را درک کنند پذیرش و اجرای آن راحت تر انجام خواهد شد. مورد سوم که بسیار مهم است این است که فرهنگ سازمان باید با چارچوب انتخاب شده هماهنگ و سازگار باشد. این تصمیمی نیست که یک روزه گرفته شود و نیازمند صبر و تداوم است.

اجرای درست سیستم های OKR و کارت امتیازی متوازن می تواند یک سازمان را به طور چشمگیری تغییر دهد. انتخاب بین این دو روش کاملا به نیاز ها و ساختار سازمان بستگی دارد. همواره به خاطر داشته باشید که استراتژی های سازمانی را کنار نگذارید و اجازه ندهید در جریان فعالیت های روزمره به حاشیه بروند. با استفاده از روش های مدیریت عملکرد می توانید تلاش های خود را هدفمند تر و نتیجه محور تر کنید.

Weekdone چه طور می تواند به شرکت شما کمک کند؟

Weekdone یک ابزار ساده و کاربردی بر پایه OKR است که به شما کمک می کند به اهداف خود برسید. شما می توانید تیم ها را با استفاده از Weekdone ، هماهنگ نگه دارید و جلسات منظم برنامه ریزی و ارزیابی برگزار کنید. با این نرم افزار مدیریت اهداف در تمام سطوح سازمان آسان تر می شود. تیم ها می توانند فعالیت ها را به راحتی پیگیری کنند و هر روز با هم در ارتباط باشند.